Regulamin / Klauzula informacyjna

Regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta Jarocińskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego  Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Jarocinie   Postanowienia wstępne

§ 1

Niniejszy regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klientów określa zasady i warunki korzystania z usług tego Biura przez Klientów Jarocińskiego Towarzystwo Budownictwa Społecznego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Jarocinie.

§ 2

Regulamin został opracowany na podstawie obowiązujących przepisów:

a)  ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 roku, poz. 1219 z późniejszymi zmianami),

b)  ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U z 2017 roku, poz. 1221 z późniejszymi zmianami),

c)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)  

Definicje

§ 3

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

Regulamin – niniejszy regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta,

JTBS – Jarocińskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Jarocinie,

Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

Konto Klienta – elektroniczna ewidencja danych w systemie udostępniana w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu określonemu Klientowi,

eBOK – system informatyczny, umożliwiający Klientom dostęp do Konta Klienta oraz przesyłanie informacji za pośrednictwem Internetu,

umowa o świadczenie usług eBOK – umowa zawarta pomiędzy Klientem, a JTBS, na którą składa się zespół czynności takich jak założenie Konta Klienta w eBOK, nadanie hasła (potwierdzenie skutecznego założenia Konta).

Login – nadany przez JTBS kod, służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług Systemu,

Hasło – nadany przez JTBS kod służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług Systemu.        

Zasady i warunki korzystania z usług eBOK

§ 4

Warunkiem przyznania Klientowi uprawnień użytkownika systemu eBOK i rozpoczęcia świadczenia usług eBOK jest:

1) zarejestrowanie się Klienta w serwisie, poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego,

2) zapoznanie się przez Klienta z niniejszym Regulaminem i zaakceptowanie jego postanowień, co wymaga zaznaczenia przez Klienta opcji „Akceptuję regulamin portalu i zgadzam się z jego postanowieniami”, umieszczonej wraz tekstem samego Regulaminu w systemie eBOK pod formularzem rejestracyjnym. W uzasadnionych przypadkach JTBS może odmówić utworzenia Konta Klienta w eBOK.

3) W celu aktywacji Konta Klienta niezbędne jest posiadanie i podanie przez Klienta adresu e-mail,

4) W celu skorzystania z eBOK niezbędne jest urządzenie (komputer, tablet, smartfon, itp.) z dostępem do internetu, wyposażone w dowolną przeglądarkę (Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Chrome, itp.) z włączoną obsługą protokołu szyfrowania SSL,

5) Klient loguje się do Konta Klienta w eBOK przy użyciu nadanego przez JTBS Loginu oraz Hasła przesłanego na podany przez Klienta e-mail. Po pierwszym logowaniu do eBOK Klient jest zobowiązany do niezwłocznej zmiany Hasła na własne,

6) Korzystanie z usług eBOK jest bezpłatne.    

Wygaśniecie bądź rezygnacja z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta 

§ 5

Klient może zrezygnować z usług eBOK rozwiązując umowę o świadczenie usług eBOK poprzez dezaktywację (usunięcie) Konta). JTBS usuwa Konto Klienta najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym dokonano usunięcia Konta. Umowa o świadczenie usług eBOK rozwiązuje się automatycznie z dniem rozwiązania umowy Klienta z JTBS. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług eBOK każdorazowo skutkuje usunięciem Konta Klienta.  

Rodzaje usług świadczonych przez JTBS w ramach eBOK

§ 6

eBOK umożliwia Klientowi dostęp do następujących funkcji:

a) podgląd umów Klienta zawartych z JTBS,

b) sprawdzenie sald na rozrachunkach Klienta z JTBS,

c) wgląd w podstawowe dane osobowe Klienta,

d) możliwość dokonywania różnego rodzaju zgłoszeń i prowadzenia korespondencji z JTBS przy pomocy dedykowanego formularza,

e) odbieranie komunikatów i wiadomości wysyłanych przez JTBS,

f) możliwość zmiany Hasła,

g) wskazania odczytów wodomierzy.    

§ 7

Funkcjonalność eBOK, o której mowa w  § 6 może zostać rozszerzona o dodatkowe funkcje bądź też ograniczona poprzez wyłączenie niektórych funkcji.  

§ 8

O każdorazowych zmianach w funkcjonalności eBOK JTBS będzie na bieżąco informowało Klientów co najmniej jednym z następujących kanałów:

a) e-mail do Klienta,

b) wiadomość w eBOK,

c) komunikat na stronie www JTBS.  

Obowiązki i prawa Klienta

§ 9

1.  Klient jest zobowiązany do korzystania z zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zapisami niniejszego Regulaminu, w szczególności do:

a.  niepodejmowania działań zmierzających do prób logowania na inne Konto Klienta,

b.  wylogowania się z eBOK niezwłocznie po zakończeniu korzystania.

2.  Klient jest zobowiązany do takiego używania i przechowywania Loginu i Hasła, by nie weszły one w posiadanie przez osoby trzecie. JTBS nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek negatywne skutki dla Klienta, wynikające z udostępnienia (świadomie lub nie) przez Klienta hasła osobom trzecim.

3.  Klient jest zobowiązany do bieżącego kontrolowania informacji przekazywanych przez JTBS za pośrednictwem eBOK.

4.  Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym.

5.  JTBS może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować widoczność danych w eBOK, a także zawieszać ich działanie lub dodawać nowe dane lub informacje dla Klienta.  

Obowiązki i prawa JTBS

§ 10

1.  JTBS tworzy Konto Klienta niezwłocznie, nie później niż w terminie do 7 dni od daty rejestracji Klienta na serwisie eBOK.

2.  W przypadku niezgodności danych przekazanych we Wniosku i posiadanych wcześniej w bazie danych, JTBS zawiesza procedurę tworzenia Konta Klienta do czasu wyjaśnienia rozbieżności.

3.  JTBS zobowiązuje się do należytej staranności przestrzegania obowiązujących w nim procedur ochrony danych osobowych i ochrony systemów informatycznych. Dodatkowo wykorzystuje Certyfikat SSL w celu szyfrowania danych dla pełnego zabezpieczenia danych. JTBS prześle wraz z hasłem informację dot. zakresu i sposobu przetwarzania danych Klienta.

4.  Klient wyraża zgodę na przetwarzanie przekazanych danych osobowych przez JTBS w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług eBOK,
a JTBS zobowiązuje się chronić przekazane dane osobowe na zasadach określonych w odrębnych przepisach. JTBS nie udostępnia zgromadzonych danych osobowych Klientów podmiotom trzecim, chyba, że jest to podmiot świadczący usługi na rzecz JTBS, a JTBS zobowiązało ten podmiot do zapewnienia ochrony przekazanych danych, a przekazanie tych danych jest niezbędne do pełnego wykonania umowy na rzecz Klienta. Z zastrzeżeniem zd. 1, wszelkie dane osobowe podane przez Klienta (m.in. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są, jako informacje w najwyższym stopniu poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy stronami oraz do wykonania umowy.

5.  JTBS nie odpowiada za szybkość przesyłanych danych i ich ograniczenia wynikające z warunków technicznych, technologicznych i systemowych oraz łączy transmisyjnych.

6.  JTBS zastrzega, że System może być czasowo niedostępny na skutek prowadzenia prac konserwacyjnych, przerw w dostawie energii elektrycznej lub awarii.

7.  Zgłoszenie przez Klientów wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji, dotyczących działania eBOK możliwe jest za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: t.kowalski@jtbs.com.pl  

Postanowienia końcowe

§ 11

1. JTBS zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie w każdym czasie.

2. Ewentualne zmiany, o których mowa w ust. 1 będą podane do wiadomości Klientów poprzez eBOK i/lub e-mail.  

§ 12

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. 

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronach internetowych Administratora.

 

 

 Ogólna klauzula informacyjna (eBOK)

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujemy, że:

I.   Administrator danych osobowych, Inspektor Ochrony Danych

Jarocińskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego z siedzibą w Jarocinie jest Administratorem Twoich danych osobowych.

Z powołanym przez Spółkę Inspektorem Ocgrony Danych możesz skontaktować się pod adresem e-mail: iod@jtbs.com.pl

II.  Cele i podstawy przetwarzania

Określono cele przetwarzania Twoich danych. Jako administrator będziemy przetwarzać Twoje dane takie jak adres mailowy, numer telefonu, Imię i Nazwisko, adres zamieszkania; w celu wykonania umowy świadczenia usług eBOK na podstawie Twojej zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO): W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.

1.      w celu rzetelnego i sprawnego informowania Cię o Twoich powinnościach (w tym płatniczych) związanych z naszym stosunkiem prawnym (tj. tym, że jesteś naszym najemcą, albo zarządzamy Twoją wspólnotą mieszkaniową), ponieważ jest to niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. d RODO);

2.      w celach analitycznych [lepszego doboru usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej naszej Spółki itp.] będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu, dlatego za pomocą platformy eBOK masz możliwość kontaktować się z nami, zgłaszać m. in. awarie i wnioski (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

3.      w celu badania satysfakcji klientów będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu określania jakości naszej obsługi oraz poziomu zadowolenia naszych klientów z produktów i usług (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

III.   Prawo do sprzeciwu

1.      W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych opisanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba, że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2.      W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeżeli skorzystasz z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

IV.    Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe wynikające z zawarcia umowy o świadczenie usług eBOK będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 10 lat + 1 rok chwili, w którym wygasła umowa, w tym 10 lat to najdłuższy możliwy okres przedawnienia roszczeń, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili i problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla [umów] kończących się w danym roku.

V.     Odbiorcy danych

Do Twoich danych mogą mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), np. firmy księgowe, prawnicze, informatyczne, likwidatorzy szkód, wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód, agencje marketingowe.

VI.    Prawa osób, których dane dotyczą:

Zgodnie z RODO, przysługuje Ci:

a)      prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b)      prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

c)      prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;

d)      prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

e)      prawo do przenoszenia danych;

f)       prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

VII.    Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia umowy itp.